Personvernerklæring, Landbrukets Dataflyt

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Landbrukets Dataflyt samler inn og bruker personopplysninger. Vi ønsker at erklæringen skal gi overordnet informasjon om vår behandling av personopplysninger.

Vi behandler personopplysningene når du blir kunde, medlem, bruker eller søker om produkter eller tjenester hos oss eller en av våre partnere. Vår behandling av personopplysninger skjer hovedsaklig i tilknytning til din næringsvirksomhet, dine abonnement, ditt kundeforhold og dine medlemskap i landbrukets organisasjoner.

Landbrukets Dataflyt er behandlingsansvarlig for vår behandling av personopplysninger. Ansatte hos oss er underlagt taushetsplikt, og det er kun ansatte som har behov for det som har tilgang til personopplysninger. Daglig Leder er ansvarlig for all behandling av personopplysninger utført av Landbrukets Dataflyt. Denne erklæringen vil oppdateres fortløpende.

Du kan lese mer om personvern på Datatilsynets nettsider.

1.Vi behandler følgende opplysninger

- Opplysninger om deg: navn, adresse, telefonnumre, e-postadresser, fødselsnummer/fødselsdato
- Opplysninger om kundeforholdet/medlemskapet/tilknytningen din: dato for avtaleinngåelse/medlemskap
- Opplysninger du oppgir ved melding om brukerskifte: for eksempel adresseopplysninger, tidspunkt for overdragelse, aktuell eiendom mv.
- Opplysninger om foretakets omsetning: din samlede godtgjørelse for leverte varer til omsetningsledd

I utgangspunktet har Landbrukets Dataflyt ikke behov for å behandle særlige kategorier av personopplysninger.

2. Kilder
I hovedsak kommer de opplysninger vi benytter fra offentlige register.

- Opplysninger om ditt foretak kommer fra Enhetsregisteret
- Opplysninger om fødselsnummer kommer fra Folkeregisteret
- Opplysninger om eiendom kommer fra Matrikkelen
- Opplysninger om produsentnummer kommer fra Landbruksregisteret

I tillegg kan du selv gi, redigere og slette opplysninger om deg og din virksomhet samt be oss om å oppdatere opplysninger. Opplysninger fra offentlige register kan ikke slettes.

3. Formålet med vår behandling av opplysninger
Vår behandling av personopplysninger skjer i tilknytning til din næringsvirksomhet i landbruket, dine abonnement, ditt kundeforhold og dine medlemskap i landbrukets organisasjoner. Vi samler inn opplysninger om deg for å kunne håndtere våre forpliktelser overfor deg og våre partnere.

Vi skal kunne:
- Identifisere deg som kunde
- Administrere deg som kunde
- Kunne informere deg om hendelser som har betydning for din produksjon
- Legge til rette for at vi skal kunne gjennomføre de tjenester du har bedt om
- Legge til rette for at våre partnere skal kunne levere, fakturere og gjennomføre de tjenester du bruker
- Gi deg løpende informasjon om våre partneres produkter, tjenester og fordeler
- Forebygge straffbare handlinger og misbruk

Opplysninger om foretakets omsetning brukes ved elektronisk behandling av driftskredittsaker. Behandlingen skjer i fagsystemet (Didrik) som driftes av Landbrukets Dataflyt. Mer informasjon om Driftskreditt i landbruket.

Opplysninger om foretaket, økonomiske oppgjør, tilskudd, trekk og andre forhold brukes når du tar i bruk vår tjeneste for avregning- og fakturaflyt.

Behandlingsgrunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å ivareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Dette blir gjort for å kunne administrere din aktivitet som bonde og medlem i landbrukets organisasjoner og formidle informasjon til våre kunder og eiere slik at de kan utføre sin del av avtalen med deg samt utføre offentlig pålagte oppgaver.

4. Rettigheter
Du kan utøve dine rettigheter ved å ta kontakt med oss. Personopplysningene vi har om deg, kan du se ved å logge på https://profil.prodreg.no. Her kan du også redigere opplysningene. Andre opplysninger vi har registrert om deg, kan du få innsyn i ved å sende oss en skriftlig henvendelse på post@landbruketsdataflyt.no eller Landbrukets Dataflyt, Postboks 9363 Grønland, 0135 Oslo. Du kan be oss rette eller supplere opplysninger som er feilaktige eller misvisende. I gitte situasjoner kan du be oss slette opplysninger om deg selv. Du kan også klage over vår behandling av dine personopplysninger.

5. Hva registreres når du bruker tjenestene våre?
Påloggingsløsningen
Når du logger på med vår tjeneste brukes produsentnummer for å identifisere deg og din virksomhet. Opplysninger om hvem det er som logger på (autentisering) sendes til nettstedet som du ønsker tilgang til som gir deg, eller den som representerer selskapet, tilgang til aktuelle systemer (autorisering) innenfor dennes infrastruktur.

Vi logger din aktivitet med
- klokkeslett for påloggingen
- IP-adresse
- Produsentnummer
- Nettsted som ønskes eller gis tilgang til

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å administrere din aktivitet som bonde og/eller medlem i landbrukets organisasjoner. Faktura- og avregningstjenesten Tjenesten er laget for å effektivisere informasjonsflyt for en rekke landbruksaktører og bidra til utvikling av bedre beslutningsstøtte for det enkelte landbruksforetaket og landbruksnæringa samlet. Tjenesten er gratis for landbruksforetakene og den forutsetter at landbruksforetaket inngår en avtale med oss om å dele informasjon. I all hovedsak vil de opplysninger som sendes via Dataflyt omhandle driften av landbruksforetaket, og vil derfor ikke være å anse som personopplysninger.

Fra tid til annen kan det imidlertid bli sendt personopplysninger som kan forbindes til personer tilknyttet i landbruksforetaket. Du kan lese mer om avregnings- og fakturaflyten her.

Nettsider
Når du besøker våre nettsider, bruker vi Google Analytics, for å analysere din bruk av nettsiden. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes. Vi bruker cookies, også kalt informasjonskapsler.

Om du ikke vil tillate lagring av informasjonskapsler på din datamaskin, må du slå av funksjonen i nettleseren. Dette Kan føre til at du mister funksjonalitet på våre og andre nettsteder. Du kan også slette informasjonskapsler ved å følge instruksjonene for sletting av informasjonskapsler i din nettleser.
Mer informasjon finner du her: https://nettvett.no/slik-administrer-du-informasjonskapsler/

Vi samler inn IP-adressen din i logger som overskrives regelmessig.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å ivareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å forbedre våre tjenester.

6. Behandling av opplysninger når du er i kontakt med oss
Telefon, e-post og annen veiledning

Landbrukets Dataflyt har support knyttet til våre tjenester. Når du kontakter oss for veiledning, behandler vi opplysninger for å kunne besvare ditt spørsmål. Vi lagrer også opplysninger som er nødvendig for å kunne besvare din henvendelse.

Den tekniske telefonløsningen administreres av Norges Bondelag. Både mobil og sentralbord/kø logger lagres av og hos Telenor. Når du ringer oss, vil ditt telefonnummer bli lagret sammen med opplysninger om når du ringte og hvor lenge samtalen varte. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet. De ansatte har en oversikt over de siste anropene på sine telefoner i en 30 dagers logg. Dette fordi vi skal kunne følge opp tapte anrop eller ringe tilbake. Telenor er pålagt å lagre samtaledata.

E-poster arkiveres i en mappestruktur i Exchange eller i vårt saksbehandlingssystem, Zendesk. All inn og utgående e-post skannes for virus og skadevare. Vi anbefaler at du ikke sender sensitive personopplysninger eller beskyttelsesverdig informasjon per e-post. Dersom en veiledningshenvendelse, på e-post eller telefon, er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat som journalføres etter samtalen. Det gjøres ingen øvrige systematiske registreringer av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å sikre at henvendelsen din blir fulgt opp på tilfredsstillende måte.

7. Distribusjon av opplysninger
Nøytrale opplysninger om deg, som navn, fødselsdato, kontaktopplysninger og opplysninger om din landbruksproduksjon, kan deles med våre partnere og kunder innen landbruket. Landbrukets Dataflyt ønsker å dele opplysningene for å kunne gi deg de beste tilbudene og mest mulig relevant informasjon knyttet til din næringsvirksomhet. Hvis du ønsker å reservere deg mot å få tilsendt informasjon og reklame kan du når som helst logge inn på https://profil.prodreg.no og redigere dette valget. Du kan også ta kontakt med oss via e-post, post@landbruketsdataflyt.no.

8. Informasjonssikkerhet og databehandlere

Logging

Landbrukets Dataflyt har alminnelige sikkerhetslogger i fagsystemene. I tillegg logges aktivitet i fagsystemet i de tilfeller hvor opplysninger blir oppdatert av ansatte i Landbrukets Dataflyt, produsenten selv eller andre. Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å sikre vår IKT-infrastruktur. Landbrukets Dataflyts bruk av databehandlere

Vi har en IKT-driftsmodell der vi drifter en del av våre systemer selv, men der vi også har overlatt driften av noen systemer til eksterne parter. Der vi drifter selv, bruker vi også eksterne konsulenter. Våre servere er lokalisert i Norge.

Våre opplysninger ligger i all hovedvekt i våre fagsystemer. Fagsystemer driftes av oss selv med assistanse fra ANSIT, Systor og SopraSteria. Våre servere hostes av Systor. Fagsystemet for digital driftskreditt, DIDRIK, driftes av oss i samarbeid med Evry. Konsulentene har permanent tilgang til systemet og databasen. Saksoppfølging foregår i ZenDesk og Jira. Nettsiden landbruketsdataflyt.no er hostet hos Netlife som er en norsk leverandør. Til lønn- og regnskapssystem bruker vi VISMA og tjenester fra AZETS som kjører på deres servere.

9. Personvernombud

Landbrukets Dataflyt har et personvernombud. Personvernombudet er også en ressursperson for deg som kunde. Om du lurer på noe rundt Landbrukets Dataflyts behandling av personopplysninger, eller du har innspill til oss vedrørende dette temaet, kan du kontakte vårt personvernombud på e-post post@landbruketsdataflyt.no.